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BASTA CARTA PER LA PA NEL 2016! Dematerializzazione e non solo

BASTA CARTA PER LA PA NEL 2016! 
Dematerializzazione e non solo

Autore: Evelyn Gatti

Questo articolo contiene:

dematerializzazione, archiviazione elettronica, sostitutiva, documentale

18/12/2015

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A pochi giorni dalla fine del 2015, ecco pubblicate dall’AgId (Agenzia per l’ltalia Digitale) le Linee Guida che illustrano e riassumono le procedure e gli strumenti per l’avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte della PA. Si tratta di un percorso di dematerializzazione dei documenti cartacei già cominciato da tempo ma del quale fino ad oggi si conosce ancora poco. Il 2016 in questo senso sarà un anno di svolta in quanto, secondo quanto contenuto nel decreto datato 13 novembre 2014 pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 8 del 12 gennaio scorso, tutte le PA dovranno adattarsi a partire da Settembre 2016 alle nuove disposizioni in merito alla gestione dei documenti informatici. Il Decreto ha chiaramente definito delle regole tecniche e criteri informatici precisi che accompagnano il documento informatico attraverso l’intero processo di vita, dalla sua nascita fino al suo trasferimento nel sistema di conservazione. I principi che ritroviamo un po in tutta la normativa sull’argomento, indicano che i processi di gestione del documento informatico devono garantirne nel lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità e nel contempo l’accessibilità, la leggibilità e la protezione con idonee misure di sicurezza. Non dimentichiamoci infatti che, il Codice dei Beni Culturali definisce gli archivi delle PA come beni culturali, cioè testimonianze aventi valore di civiltà e facenti parte del patrimonio culturale tutelato e valorizzato in attuazione dell’art.9 della Costituzione. Questo aspetto risulta particolarmente complesso nel caso di documenti informatici, che devono quindi essere correttamente e ordinatamente gestiti fin dal momento della loro produzione per garantirne una corretta conservazione nel tempo.  La realizzazione di archivi informatici accessibili e ben strutturati, rende poi possibile garantire la fruizione e consultazione nel tempo dei documenti, che alla stessa stregua di quelli cartacei, costituiscono una memoria storica della comunità da salvaguardare.

Molti tasselli sono già stati posizionati nell’ambito del processo di dematerializzazione dei documenti cartacei, ed è per questo che il termine “Agenda Digitale PA” sta entrando sempre di più nel linguaggio comune proprio a indicare tutta la serie di disposizioni o di scadenze normative in questo ambito, mentre pochi sanno che “Agenda Digitale” è una delle sette iniziative principali individuate dalla Commissione Europea come strategia di crescita delle tecnologie digitali dell’innovazione, dell’informazione e della comunicazione. In questa Agenda Digitale così ampiamente concepita, rientra a pieno titolo sia l’entrata in vigore dell’obbligo dal 31 Marzo 2015 della Fatturazione Elettronica sia l’entrata in vigore dell’obbligo dall’11 Ottobre 2015 della produzione e conservazione informatica del registro giornaliero di protocollo (DPCM  del 3 dicembre 2013). Per quanto riguarda il percorso di informatizzazione nel rapporto più diretto che la PA ha con i cittadini, rientrano ad esempio lo Spid e il sistema PagoPa.  Nel primo caso, il Sistema Pubblico di Identità Digitale (DPCM 24 ottobre 2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.285 del 9 dicembre 2014) ha lo scopo di consentire al cittadino l’accesso in sicurezza a tutti i siti web che erogano servizi online garantendo appunto l’identità digitale certa e unica del cittadino stesso attraverso l’uso degli strumenti quali carta d’identità elettronica e carta nazionale dei servizi. Nel secondo caso, le PA saranno obbligate per legge ad aderire a un sistema che consenta ai cittadini la possibilità di effettuare pagamenti elettronici per i servizi, consentendo così alle Amministrazioni Pubbliche di velocizzare e semplificare la riscossione dei crediti inserendo facilmente la loro gestione in un sistema digitale informatizzato.

Nel corso del 2016, il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 7 Marzo 2005) non sarà più un corpo organico di disposizioni astratte e teoriche sull’uso dell’informatica come strumento nei rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini dello Stato, ma diventerà un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni dovranno essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. E’ la svolta di un percorso già iniziato che non va visto e subito solo come un preciso e improrogabile precetto normativo imposto, ma va vissuto come l’opportunità del raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione verso il futuro.

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