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LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI DIGITALI

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI DIGITALI

Autore: Gianluca Sacchi

Questo articolo contiene:

Conservazione documenti digitali

02/10/2015

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L’introduzione della fatturazione elettronica (Dm 55/2013) verso la Pubblica Amministrazione, ha alterato il concetto di conservazione delle scritture; prima della fattura digitale la sede di conservazione dei documenti contabili corrispondeva strettamente con il luogo di deposito, oggi invece questa coincidenza  tra conservatore e depositario può non sussistere.

La fattura elettronica ha obbligato alcuni soggetti, che forniscono beni e servizi verso amministrazioni pubbliche, a servirsi di terzi per l’emissione e conservazione di fatture digitali. Qualora il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal depositario delle scritture contabili ex articolo 52, comma 10 del Dpr 633/1972, non sussiste nessun obbligo di comunicare direttamente gli estremi identificativi all’Amministrazione finanziaria, questo è quanto trasmesso dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n.81/E del 25 settembre.

L’Agenzia delle Entrate, con il Dm del 17 giugno 2014, fornisce alcuni aggiornamenti riguardo alle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, stabilendo che il contribuente che intende  conservare elettronicamente i documenti rilevanti ai fini della dichiarazione dei redditi ha l’obbligo di compilare il rigo RS 140 del modello Unico PF ( ovvero dei righi RS104 e RS40, rispettivamente dei modelli Unico Sc e Unico Sp). In caso di controlli, si possono esibire i documenti conservati anche per via telematica, nulla toglie che se richiesti, dovranno essere disponibili su supporto cartaceo o informatico presso la sede stabilita come luogo di conservazione delle scritture, dichiarata dal soggetto ex art. 35, comma 2, lettera d), del Dpr 633/1972. Come accennato poc’anzi, il contribuente che non ha la coincidenza tra deposito e conservazione dei documenti contabili non dovrà fare nessuna comunicazione all’Amministrazione finanziaria ma basterà la dichiarazione contenuta nel modello Unico.

In caso di controlli, i verificatori devono essere messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente o del  depositario delle scritture contabili, la documentazione fiscale per verificarne la corretta conservazione, mentre il “conservatore” dovrà comunque operare secondo le prescrizioni del Codice dell’amministrazione digitale (Cad) e dei relativi decreti di attuazione, come il Dpcm 3 dicembre 2013, che impone la redazione di un apposito manuale della conservazione utile a descrivere il processo adottato e identificare i soggetti coinvolti. La mancata esibizione dei documenti comporterà le conseguenze previste dalla legge, come l’impossibilità di prendere in considerazione gli stessi a favore del contribuente ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa. 

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