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FATTURA ELETTRONICA: PRINCIPALI ANDEMPIMENTI DEI FORNITORI E DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

FATTURA ELETTRONICA: PRINCIPALI ANDEMPIMENTI DEI FORNITORI E DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

Autore: Alice Guerra

Questo articolo contiene:

Fattura elettronica, adempimenti

25/07/2014

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Come già ricordato in precedenti articoli sull’argomento, l’obbligo di fatturazione elettronica, scattato lo scorso 6 giugno per le Amministrazioni centrali (Ministeri, Scuole, Agenzie fiscali ed Enti di assistenza e previdenza), scatterà il 31 marzo 2015 per tutte le altre Amministrazioni Pubbliche. È pertanto utile ricordare i principali obblighi dei fornitori, all’atto della predisposizione e dell’invio della fattura elettronica, e delle Pubbliche Amministrazioni, all’atto del suo ricevimento.

 

1. Predisposizione della fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere prodotta in formato XML secondo le modalità puntualmente indicate nel DM 55/13 Allegato A.

La fattura potrà essere prodotta direttamente dal soggetto interessato, oppure il servizio potrà essere affidato ad un terzo intermediario, in entrambi i casi il documento dovrà essere sottoscritto con firma digitale o qualificata al fine di garantirne l’integrità ed autenticità.

Dopo aver predisposto il file, lo stesso dovrà essere rinominato rispettando la seguente nomenclatura:

  • codice paese (IT per l’Italia);
  • identificativo unico del trasmittente, che per i soggetti fornitori italiani è rappresentato dal codice fiscale;
  • progressivo univoco del file, rappresentato da una stringa alfanumerica con lunghezza massima di cinque caratteri.

I tre elementi sopra indicati dovranno essere separati dal carattere underscore (_) e l’estensione del file assumerà il valore .xml oppure .xml.p7m in base al tipo di firma utilizzata.

 

2. Invio della fatture elettronica

Il file preparato, firmato e rinominato, in base alle regole previste, può quindi essere inviato al Sistema di interscambio tramite PEC, via WEB, oppure ancora tramite i servizi SDICoop, SDIFTP e SPCoop.

Per quanto riguarda la data di emissione della fattura elettronica, l’art. 2, comma 4, del DM 55/2013, stabilisce che “la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica (…) e ricevuta dalle Amministrazioni (…) solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna (…) da parte del Sistema di interscambio”. Pertanto, il ciclo di produzione della fattura elettronica si considera completato alla data della ricevuta di consegna che il Sdi produce a seguito di controlli formali, quali la correttezza del formato della fattura e la validità delle firme elettroniche apposte, nonché dell’avvenuta messa a disposizione al destinatario della fattura.

 

3. Registrazione e conservazione

Successivamente alla ricevuta di consegna la fattura elettronica, se del caso, può essere inserita nel registro Iva. È importate che la fattura venga registrata solo dopo questo momento, in quanto un eventuale notifica di scarto determina la necessità di correggere la fattura stessa.

La tenuta del registro Iva deve garantire l’ordine cronologico senza soluzione di continuità prevista dall’art. 4 del DM 23 gennaio 2004. Ciò significa che se lo stesso soggetto emettesse, in uno stesso periodo d’imposta, sia fatture elettroniche che fatture “analogiche” sarebbe opportuno creare un apposito sezionale nel quale annotare le fatture elettroniche numerate progressivamente con una distinta serie numerica.

La fattura elettronica deve poi essere registrata nel protocollo generale dell’Ente come disposto dall’art. 53, comma 5, del DPR n. 445/00, il quale stabilisce che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'Amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'Amministrazione”.

Inoltre, ai sensi dell’articolo 42 DL 66/2014 tutte le fatture elettroniche devono essere annotate, entro 10 giorni dal loro ricevimento, nel registro unico delle fatture (si veda l’articolo NOVITA’ DEL “DECRETO RENZI” IN MATERIA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA E REGISTRO UNICO DELLE FATTURE).

Da ultimo si anticipa che, ai sensi dell’art. 5 DM 23 gennaio 2014, entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della Dichiarazione dei redditi, il soggetto interessato deve provvedere a trasmettere, alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione completo della firma digitale e della marca temporale. Tale procedura, solo accennata, sarà meglio specificata in prossimi decreti.

 

4. Assolvimento dell’imposta di bollo virtuale

L’imposta di bollo per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve essere assolta in modo virtuale.

Per adempiere a tale obbligo il soggetto interessato dovrà presentare all’apposito Ufficio dell’Agenzia delle Entrate una comunicazione preventiva circa il numero di documenti che saranno emessi durante l’anno, nonché gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta. Successivamente, ed entro il mese di gennaio, lo stesso soggetto dovrà presentare all’Ufficio una comunicazione riguardante “il numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente, e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'Imposta (...) ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione".

 

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